Od 8 lipca 2026 roku okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję, że umowa zlecenia albo kontrakt B2B jest w rzeczywistości umową o pracę. Kara sięga 60 000 zł, a okres, w którym można to naprawić dobrowolnie, kończy się 8 lipca 2027. Dotyczy to także fundacji i stowarzyszeń — piszemy z perspektywy organizacji, która sama przez to przechodziła.
Co dokładnie się zmieniło
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy dała inspektorom nowe uprawnienie: decyzję o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, jeżeli faktycznie zachodzi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 Kodeksu pracy. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy.
Trzy rzeczy warto zapamiętać:
- Kontrola może być zdalna. Nie musi zacząć się od wizyty w siedzibie.
- PIP ma szerszy dostęp do danych ZUS i KAS. Rozbieżności między umową, zgłoszeniami i deklaracjami same podnoszą ryzyko kontroli.
- Okres abolicyjny trwa do 8 lipca 2027. Dobrowolne przekształcenie umowy w tym czasie chroni przed grzywną — ale nie usuwa roszczeń pracownika ani zaległych składek.
Dlaczego to problem także dla organizacji społecznych
W trzecim sektorze umowy zlecenia są codziennością: koordynatorzy projektów, trenerzy, opiekunowie grup, obsługa wydarzeń. Część z nich jest zawierana słusznie — praca jest jednorazowa, wykonywana samodzielnie, bez podporządkowania. Ale część wygląda w praktyce jak zatrudnienie: stałe godziny, miejsce wskazane przez organizację, polecenia przełożonego.
To właśnie te przypadki inspektor może teraz przekształcić jedną decyzją. A dla organizacji finansowanej z dotacji konsekwencje idą dalej niż grzywna: zmiana formy zatrudnienia wpływa na kwalifikowalność kosztów w już rozliczonych projektach.
Ewidencja czasu pracy jest dowodem — w obie strony
W postępowaniu o ustalenie stosunku pracy liczy się to, jak praca faktycznie przebiegała. Ewidencja czasu pracy, grafiki i potwierdzenia godzin zleceniobiorców są jednym z materiałów dowodowych.
Jeśli dokumentacja jest rzetelna i spójna z treścią umowy — pracuje na Twoją korzyść. Jeśli jest odtwarzana po fakcie albo sprzeczna z umową — pracuje przeciwko. Warto też pamiętać, że przy braku ewidencji ciężar dowodu w sporze o nadgodziny przechodzi na pracodawcę, a sądy przyjmują wtedy wyliczenia pracownika.
Co zrobić w najbliższych tygodniach
- Zrób spis form zatrudnienia. Wypisz wszystkie umowy o pracę, zlecenia, dzieło i B2B. Przy każdej odpowiedz szczerze: czy sposób wykonywania pracy odpowiada treści umowy?
- Sprawdź kompletność ewidencji — godziny, nadgodziny, dni wolne z tytułem, nieobecności, wnioski pracowników.
- Uporządkuj potwierdzanie godzin zleceniobiorców. To odrębny obowiązek przy minimalnej stawce godzinowej; dokumentację przechowuje się 3 lata.
- Ustal jedno źródło prawdy. Równoległe arkusze i kartki to najczęstsza przyczyna sprzeczności w dokumentacji.
- Wykorzystaj okres abolicyjny, jeśli spis pokazał umowy do przekształcenia. Zostało kilka miesięcy.
Czym prowadzić ewidencję — nasze narzędzie
Papierowa lista obecności i arkusz kalkulacyjny są formalnie dopuszczalne, ale w praktyce zawodzą tam, gdzie praca dzieje się poza biurem: zapis powstaje po fakcie, trudno zapewnić spójność z treścią umowy, a przy kontroli brakuje wiarygodnego śladu godzin.
Nasza Fundacja od 2020 roku prowadzi ewidencję czasu pracy — pracowników i wolontariuszy — w systemie Symfonia inEwi, naszego partnera technologicznego. Rejestracja odbywa się z telefonu, także w terenie, wnioski urlopowe i wyjścia prywatne idą elektronicznie, a karty ewidencji są zgodne z Kodeksem pracy i RODO. To ten sam dokument, który pokazujemy przy rozliczaniu projektów ze środków publicznych.
- Strona producenta: inewi.pl
- Jak to wdrożyliśmy u siebie — nasze case study: Sześć lat z Symfonia inEwi
- Pokazujemy to rozwiązanie na naszych szkoleniach dla przedsiębiorców jako przykład przejścia z arkusza kalkulacyjnego na system
Symfonia inEwi jest partnerem technologicznym Fundacji Promocji Nowej Huty. Polecamy to rozwiązanie na podstawie własnego, wieloletniego doświadczenia — nie otrzymujemy wynagrodzenia za tę rekomendację.
Pełny poradnik i szkolenia
Szczegóły — zakres karty ewidencji punkt po punkcie, wysokość kar, okresy przechowywania dokumentów, zasady RODO i najczęstsze błędy — zebraliśmy w osobnym, rozbudowanym poradniku:
👉 Ewidencja czasu pracy w 2026 roku — obowiązki, reforma PIP i kary
Prowadzimy również szkolenia z organizacji czasu pracy i dokumentacji pracowniczej — dla firm i organizacji, z możliwością dofinansowania z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, które może pokryć znaczną część kosztów. Sprawdzimy bezpłatnie, czy Twoja firma się kwalifikuje.
- e-mail: [email protected]
- tel. 510 313 661
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych warto skonsultować się z prawnikiem lub bezpośrednio z Państwową Inspekcją Pracy.